Выбор и внедрение корпоративного мессенджера: на что обратить внимание

Выбор и внедрение корпоративного мессенджера: на что обратить внимание

Корпоративный мессенджер – это программа или on-line сервис, созданный для переговоров по рабочим вопросам внутри организации. От обычного мессенджера она отличается широким функционалом. Корпоративные мессенджеры интегрируются с CRM-системами и другими программами для ведения бизнеса.

Возможности корпоративных мессенджеров

После внедрения мессенджера, сотрудники смогут быстро обмениваться сообщениями, а все дискуссии остаются внутри компании даже если сотрудник увольняется. Корпоративные мессенджеры обладают широким функционалом:

  • Создание групповых чатов и диалогов.
  • Передача файлов через окно сообщений.
  • Обмен голосовыми и видео-сообщениями.
  • Модерация групповых чатов.
  • Заполнение личных профилей и статусов.
  • Индикатор статуса: онлайн или офлайн.
  • Возможность экспорта переписки из чата.
  • Синхронизация чатов на разных устройствах.
  • Интеграция с внешними приложениями.

Рабочий мессенджер способен полностью заменить общение по телефону, электронной почте и другим каналам связи. Он может быть весьма эффективным, однако стоит понимать, что данная технология подходит не всем типам бизнеса.

Критерии выбора решения

Для обсуждения рабочих вопросов не подходят популярные мессенджеры. Во многих компаниях дела ведутся через WhatsApp, Viber, Telegram, Skype и даже VK. Но большинство распространенных мессенджеров не обеспечивают надежную защиту данных. Ими сложно управлять, а еще сложнее настроить эффективную работу. Сотрудники часто отвлекаются на общение с семьей и друзьями, просмотр новостей. Поэтому использование специализированных программ гораздо более логичное решение.

Функционал

Для выбора подходящего мессенджера ответьте на следующие вопросы:

  • Для общения будет использоваться интернет или локальная сеть компании?
  • Планируется ли обмен файлами через окно чата? Какими типами файлов?
  • Какая степень защиты нужна для конфиденциальной информации?
  • Нужна ли мобильная версия или сотрудники пользуются только стационарными ПК?
  • С какими внешними сервисами должен интегрироваться рабочий чат?
  • Достаточно совместимости с Windows или нужна поддержка MacOS, Linux и других ОС?
  • Нужна русификация или сотрудники поймут английский интерфейс?

Установите бесплатную версию программы или оплатите подписку на короткий период. Оцените функционал и интерфейс на практике. Если программа не понравится, попробуйте другой вариант.

Стоимость

Затраты на покупку мессенджера должны быть соизмеримы с пользой от внедрения. Аналитики подсчитали, что установка рабочего мессенджера экономит 27 минут в день или 1 день в месяц. Это время сотрудники тратят в ожидании ответа на письма или в попытках дозвониться абоненту.

Эффективность использования рабочего времени увеличивается на 10-40% (по данным от разных исследователей). Используйте эти цифры, чтобы оценить вероятное увеличение прибыли после установки мессенджера.

Серверное или облачное решение

База данных мессенджера может храниться на «облаке» или на сервере компании. «Облако» – это удаленный сервер, который может находиться в другом городе или стране. Доступ к «облаку» возможен при наличии подключения к интернету. Собственный сервер обеспечивает постоянный доступ к рабочему чату. Но покупка и содержание сервера требует значительных вложений.

Популярные серверные решения

Для установки серверной программы нужно приобрести лицензию. Установку и настройку сервиса должны выполнить IT-специалисты компании. Сервисные решения работают автономно, даже без подключения к интернету. Они подходят крупным компаниям, которым требуется обрабатывать большие массивы данных. При покупке лицензии, можно использовать даже устаревшую версию программы, которая не поддерживается автором.

MyChat

Официальный сайт: https://nsoft-s.com/

Один из популярных локальных мессенджеров. Поддерживает многоуровневый список контактов. Можно создавать групповые чаты, передавать файлы, создавать доски проектов. Предусмотрена гибкая модерация каналов. Доступна система оповещений, доска для объявлений. Используется SSL-шифрование файлов. Мессенджер интегрируется с Active Directory.

Soft Ross

Официальный сайт: https://www.softros.ru/

Мессенджер с простым интерфейсом. Позволяет создавать групповые беседы и делать рассылки. Контакты можно группировать по должностям и отделам. Сохраняет всю историю сообщений.

CommFort

Официальный сайт: http://www.commfort.com/ru/

Мессенджер создан для работы в Windows и не поддерживает другие ОС. Пользователи могут общаться не только в групповых чатах. Система поддерживает передачу файлов, общение по VoIP и видеосвязи. Режим видеоконференции рассчитан на 32 человек.

Популярные облачные решения

Облачные решения подходят для малого бизнеса. Они не требуют вложений в покупку, монтаж и техобслуживание сервера. Пользователи получают готовое решение, которое легко настроить. Но облачные решения не подходят для хранения сверхсекретной информации. Они не используются в государственных организациях и некоторых крупных корпорациях.

Slack

Официальный сайт: https://slack.com/

Самый популярный облачный мессенджер. Поддерживает интеграцию с Google Drive, Mail Chimp, Trello, GitHib и другими сервисами. Доступны 3 версии:

  1. Бесплатная. Память на 10 000 сообщений. Интеграция с 10 приложениями. Хранилище на 5 Гб для каждого пользователя.
  2. Стандартная. Число сообщений и возможности интеграции не ограничиваются. Хранилище на 10 Гб для каждого пользователя. Доступны групповые чаты.
  3. Расширенная. Персональное хранилище расширяется до 20 Гб. Доступна техподдержка.

Главный недостаток Slack – отсутствие русскоязычного интерфейса.

Bitrix24

Официальный сайт: https://www.bitrix24.ru/

В программе Bitrix24 есть встроенный мессенджер. Для получения доступа нужно создать аккаунт на сайте Bitrix. Пользователи сайта могут обмениваться короткими сообщениями и формировать рабочие группы. Доступ к чату бесплатный для пользователей Bitrix24.

Flock

Официальный сайт: https://flock.com/

В мессенджере Flock можно создавать неограниченное количество чатов, в том числе приватных. Каждый пользователь может настроить свой аккаунт, добавить аватар и статус. Через мессенджер можно обмениваться файлами всех типов. Можно заходить на Flock с разных устройств, и беседы будут синхронизироваться. Программа доступна на русском языке.

Как внедрить рабочий мессенджер

Список действия для внедрения мессенджера достаточно простой, особое внимание стоит уделить разработке структуры чатов. Важно, чтобы все участники понимали, для чего предназначена каждая ветка чата.

Общий порядок действий выглядит следующим образом:

Установите серверную версию программы или зарегистрируйтесь в «облаке». Установите чат на каждый компьютер. Создайте учетные записи для всех сотрудников. Или составьте инструкцию по самостоятельному подключению. Проследите, чтобы все работники установили чат на компьютер и телефон (при необходимости).

До начала работы проведите инструктаж персонала. Создайте рабочие чаты отделов, проектов и по другим критериям. Сделайте чат для общих вопросов (график работы компании, организация корпоратива и т.д.) Подключите внешние сервисы для ведения бизнеса.

Назначьте права доступа для каждого сотрудника. Назначьте ответственных за модерацию чатов. Определите правила заполнения профилей и проследите, чтобы все сотрудники их выполнили. Утвердите порядок подключения новых сотрудников. Составьте перечень санкций за нарушения правил использования рабочего чата.

Если Вы не чувствуете в себе силы самостоятельно внедрить подобное решение, рекомендую обратится к опытному бизнес-аналитику, он поможет разработать правильную структуру и проследит за эффективностью.

«Подводные камни»

После внедрения корпоративного мессенджера нужно соблюдать 3 правила:

  • Программу должны использовать все сотрудники организации (или подразделения), без исключения.
  • После установки мессенджера не допускаются рабочие переговоры по другим каналам.
  • Запрещается обсуждение личных вопросов и флуд в корпоративном чате.

При игнорировании этих правил, экономия рабочего времени не будет достигнута. Продуктивность работы останется на прежнем уровне. Затраты на покупку мессенджера окажутся не оправданы. Следите за порядком использования рабочего чата и применяйте санкции к нарушителям.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Дмитрий/ автор статьи
Добавить комментарий

BAFL