Канбан доска — эффективный инструмент в умелых руках

Все, кто пытается продвинуть свой проект или достигнуть любой цели, наверняка слышали о таком инструменте, как канбан доска. Методология Kanban работает дома, в бизнесе и даже на государственной службе. Это одна из тех технологий, которая помогает быстрее достичь успеха.

Понятие канбан доски

Инструмент используют для визуального отслеживания рабочего процесса, особенно когда в процессе одновременно выполняется несколько задач. Если компания большая, очень сложно отследить действия каждого сотрудника, а тем более увидеть, когда должна завершиться определенная задача. Задачи и сроки их выполнения могут меняться, перемещаться между исполнителями, откатываться на доработку. Визуальный контроль над процессов в целом позволяет своевременно устранять возникающие проблемы.

Канбан-доска представляет собой обычную таблицу, в которой имеется нужное количество столбцов и колонок. В зависимости от текущих задач, содержание разделов может изменяться. Например, в столбиках размещают все задачи, а в строках – даты выполнения. В более сложном варианте колонки можно разделить на несколько дополнительных столбиков.

Общий макет канбан доски
Общий макет канбан доски

Доска может представлять собой физический или электронный вариант. В качестве первого выступает обычный плакат, висящий у вас на стене, второго – специальные программы и мобильные приложения.

Происхождение термина

Методология Kanban была изобретена в Японии и использовалась в качестве метода, позволяющего разрабатывать нужные продукты с минимальными вложениями и затратами. Дословно японский термин обозначает «видимая карточка». На практике методология была реализована как система управления производственными процессами на заводах Toyota. При помощи специальных карточек программы рабочие могли запросить нужные детали.

В современном предпринимательстве, производстве и логистике система Канбан лучше всего характеризуется выражением «точно в срок». Несмотря на то, что метод был разработан полвека назад и использовался для других целей, экономист Дэвид Андерсон предложил свою версию системы Канбан.

Инновационная идея пришла ему в голову, когда он весной 2005 года прогуливался в садах Императорского дворца в Токио и увидел разноцветные пластиковые билеты, предназначенные для туристов. Андерсон предположил, что при помощи колонок и карточек можно контролировать поставки товаров или запасы на складе, ставить конкретные задачи и выполнять их в соответствии со сроками.

Эволюционный процесс управления задачами предполагает точнейшую организацию любого процесса на фирме. Система Канбан позволяет оптимизировать каждый этап проекта до его начала на основании визуальной информации об уже выполненных аналогичных работах. Кстати, именно на этом подходе строится бережливое производство.

Как канбан доска помогает в организации рабочего процесса

Если сравнивать производственные процессы до начала внедрения метода Канбан и после, можно увидеть существенную разницу. И физическая, и виртуальная доска позволяет снизить материальных издержки. Прослеживается экономия времени и рост рентабельности бизнеса без серьезных инвестиций. Наиболее востребованной методология стала в среднем и малом бизнесе для решения ежедневных и долгосрочных задач, которые руководство ставит перед своими сотрудниками.

Технология применима для любых производственных процессов, будь то материальное производство, разработка программного обеспечения или услуги.

Специальные доски с колонками следующего содержания: «начало работы», «прогресс», «пересмотр», «результат», «завершено» позволяют руководителю контролировать действия всех сотрудников и не допускать возникновения невыполненных задач.

Управление проектами

В крупных компаниях канбан доска разбита на технологические этапы. Разработка самой программы начинается с постановки задачи, создания кода и тестирования. Затем производят сборку рабочей программы для передачи пользователям.

Особенности системы в том, что она позволяет разработчикам экспериментировать в выборе решений, нарушить или сломать её невозможно. Комфортный для всех ритм требует исправления неудачных планировок.

Например, если при установленном ограничении команда не укладывается в график, следует уменьшить значение. И наоборот, когда у сотрудников остаётся свободное время, увеличьте нагрузку.

Пример 1: При разработке электронной торговой площадки для B2B сферы я использовал простую канбан доску. У меня было всего 4 столбца: запланированные работы, работы в ходе выполнения, работы на контроле у подрядчиков и выполненные работы. В качестве инструмента использовалась облачная система Trello. За счет настроек проекта в плане представления информации, я в любой момент мог визуально оценить ход проекта и спланировать свои действия. Бизнес-заказчик так же имел доступ к проекту, поэтому вся деятельность по разработке была максимально прозрачной.

Пример использования канбан доски в IT проекте
Пример использования канбан доски в IT проекте

Пример 2: Для подготовки публикаций и управление производством контента для журнала Bafl.ru тоже используется канбан доска. Структура проекта соотвествует жизненному циклу статьи от идеи до публикации. Карточка – отдельная статья, которая перемещается между столбцами в зависимости от степени готовности.

Пример использования канбан доски при планировании публикаций в On-line журнале
Пример использования канбан доски при планировании публикаций в On-line журнале

Инструмент упорядочивания личных дел

На первый взгляд, для статистического жителя России, kanban может противоречить здравому смыслу и привычному для обывателя распорядку. Иногда это выглядит так, как будто бы «телега стоит впереди лошади». Непонятно, как можно увидеть результат, не продвинувшись ни на шаг вперед.

Однако метод призывает прекратить стартовать и начать с финиша. Это значит, что человек должен видеть визуально уже выполненную задачу и предпринимать правильные действия на пути к ее успешному решению. У него есть возможность проанализировать и исправить ошибки, сэкономить время, чтобы выполнить поставленную задачу точно в срок. Для этого потребуется некоторая внутренняя дисциплина. Однако в ходе выполнения проекта она сыграет Вам добрую службу.

Метод можно использовать для составления режима дня, планирования дел, решения долгосрочных задач, реализации любой программы (похудение, фитнес, переезд, открытие бизнеса, путешествия с посещением достопримечательностей и т. д).

Применение в качестве инструмента в разных отраслях

Секретами инструмента по оптимизации процессов, от разработки идеи до конечного потребителя, пользуются менеджеры проектов и программ, тренеры в сфере управления, бизнес аналитики и коучи по улучшению производственных процессов. Цель: убрать коммуникационный барьер между подразделениями фирмы, научиться определять сроки поставки и эффективно управлять зависимостями между командами, сервисами и отделами.

Система канбан досок может быть применена в сферах:

  • управления;
  • производства;
  • товарооборота;
  • логистики;
  • поставки деталей и запчастей;
  • управления;
  • машиностроения;
  • разработки продукции, IT проектов и т.д.

Онлайн сервисы и мобильные приложения, поддерживающие канбан доску

В Интернете существуют программные решения, представляющие собой виртуальные аналоги Канбан-досок. Они доступны не только в офисе, но и в любом месте. Для сотрудников это может оказаться очень удобным.

  • Одним из самых популярных в России сервисом является Trello, позволяющий создать множество проектов с карточками, на которых указаны метки, сроки с возможностью прикреплять файлы и писать комментарии.

Сервис прост в управлении, нет ограничений на количество пользователей. Логичный и понятный интерфейс имеет хорошую интеграцию и возможности для корпоративного общения. Функция чек-лист позволяет помечать выполненные задачи и наблюдать прогресс их выполнения в процентах. Качественный API Trello позволяет интегрироваться со Slack и другими решениями. В целом инструмент бесплатный, но есть огромное количество платных модулей, которые могут существенно упростить жизнь. Для небольшого проекта базового бесплатного функционала обычно более чем достаточно. Есть мобильное приложение для iOs и Android.

  • Достойным конкурентом Trello является Kanbanchi с богатым функционалом на бесплатном тарифе и неограниченным количеством задач и колонок. Для лучшей ориентации на доске предусмотрены цветовые маркеры по типам. Для каждого элемента можно задать продолжительность и значимость относительно основной задачи. На платной основе поддерживается диаграмма Ганта и обычный текстовый список.
  • Битрикс 24 дает огромное количество возможностей и инструментов. Канбан – это лишь один из вариантов представления задач. По умолчанию заданы три колонки: «новые задания», «выполнено» и «в работе». Между ними можно перемещать задачи. Допускается создавать множество проектов с разделением сотрудников, которым удобнее видеть только свои задачи. В приложении много фильтров для удобства навигации.
Мобильный интерфейс канбан доски Trello
Мобильный интерфейс канбан доски Trello

Недостатки канбан досок

Наряду с такими достоинствами, как гибкость планирования, вовлечение всей команды в процесс разработки проекта, уменьшение продолжительности цикла, выполнение поставленных задач и наглядность, Канбан система имеет и недостатки. Основные из них заключаются в сложностях организации работы с большой командой и трудностях долгосрочного планирования.

При отсутствии у коллектива мотивации к выполнению поставленной задачи Канбан не подходит. Требуются более жесткие методы управления, иначе всю работу руководящему составу придется делать самостоятельно.

Доска Канбан неэффективна для матричной организационной структуры предприятия и подходит лишь для прямого производственного процесса. Система рассчитана на профессиональность и добросовестность сотрудников, идеально владеющих профессиональными навыками.

Как избежать сложностей при внедрении.

Чтобы нивелировать возможные риски, рекомендую изначально продумать структуру организации канбан доски, все заинтересованные пользователи должны одинаково понимать принципы построение доски для организации (проекта) и придерживаться установленных правил.

Потренируйтесь на небольшом личном проекте, так Вы быстрее поймете принципы работы системы. Помните, что канбан это всего лишь инструмент и для положительного эффекта от внедрения его нужно понимать и уметь им пользоваться.

Помните, что канбан это всего лишь инструмент и для положительного эффекта от внедрения его нужно понимать и уметь им пользоваться.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Дмитрий/ автор статьи
Добавить комментарий

BAFL