Корпоративный мессенджер Slack – советы по эффективному внедрению

Содержание

Официально Slack запустили в 2014 году и он быстро набрал популярность. Когда его тестировали, в нем прошли регистрацию 8000 компаний. Приложение называют «убийцей» Skype. Мессенджер признали самым быстро прогрессирующим в истории.

Что из себя представляет Slack к 2020 году

Корпоративный мессенджер Slack создал Баттерфилд Стюарт, основатель Flickr. Slack Technologies представляет собой быстроразвивающуюся компанию, которая занимается разработкой облачного программного обеспечения. Изначально, в 2009 году, она была ориентирована на компьютерные игры. Мессенджер Slack – это групповая онлайн-платформа, где сотрудники команды общаются между собой, обмениваются файлами и пользуются рабочими приложениями. В Slack объединены различные популярные сервисы: Гугл Диск, Trello, Dropbox, Box, Heroku, IBM Bluemix, GitHub и другие. Благодаря этому, мессенджер начал расти колоссальными темпами. Всего спустя 2 года после его создания им начали пользоваться 30000 компаний, а стоимость Slack составила 1 млрд долларов. Секрет успеха сервиса, по словам его разработчика, заключается во внимательном отношении к обратной связи от пользователей. В продвижении сервиса не используются сложные e-mail-стратегии и не тратятся миллионы на рекламу. При этом, к середине 2019 года компания уже оценивалась в 16 млрд долларов. Ее стоимость выросла за 1 год на 7 млрд, и популярность продолжает расти. 
К 2020 году можно сказать, что Slack является аналогом Телеграмм для Америки и Европы. К мессенджеру у третьих лиц ограниченный доступ. Ожидается, что выручка компании в следующем году вырастет на 50%. Slack глобально расширяется и конкурирует с продуктами от Microsoft, а также сервисом для корпоративных клиентов HipChat.

Для каких компаний и видов деятельности подойдет Slack

Slack сугубо профессиональный инструмент, его используют только в корпоративных целях.В зависимости от вида деятельности Slack будет решать принципиально разные задачи, можно выделить 2 основные группы.    К первой группе относятся организации, деятельность которых строится на проектной основе. В таких компаниях процессы коммуникации между всеми членами проектной команды наиболее важны. От их эффективности во многом зависит успешное завершение проектов. Для примера можно привести ИТ-компании, издательства, рекламные агентства и т.д. В проектных организациях Slack может выступать одним из ключевых решений и обеспечивать эффективность основных бизнес-процессов.   Вторая группа – это организации, где требуется создать единую коммуникативную среду. В этом случае Slack оказывается в стороне от ключевого бизнес-процесса и оказывает вспомогательную функцию. Например, Slack -отличный помощник в формировании корпоративной культуры. Помогает сплотить команду, особенно, если она территориально распределенная. В зависимости от особенностей бизнес-процессов компании Slack может закрывать множество локальных задач внутри отделов и самое главное — связывать информационные потоки между отделами.    Таким образом, в первом случае мессенджер Slack применяется в производственном процессе, а во втором — играет вспомогательную роль. 
Если у Вас много удаленных сотрудников или вы часто пользуетесь услугами фрилансеров, то Slack поможет быстрее ввести в дело нового исполнителя. Вам потребуется только настроить доступ. Новый человек сразу получит доступ к необходимой ему информации для выполнения работы, поэтому Slack можно рассматривать как корпоративную базу знаний по каждому проекту и/или функциональному подразделению.   

Полезные фишки и инструменты Slack

Многие компании, которые выбрали Slack, используют возможности мессенджера не более чем на 10%. Одна из причин популярности Slack —  обилие небольших, но очень полезных функций, открывающих массу возможностей по эффективному поиску информации. При внедрении Slack важно обучить всех сотрудников приемам работы с мессенджером и на примере показать возможности функционала. Рассмотрим наиболее интересные функции.

Просмотр последних упоминаний сотрудника.

Если был пропущен какой-либо вопрос от коллег, необходимо открыть список, кликнув по пункту Recent Mentions. Здесь собраны все упоминания и комментарии к сообщениям. Нажав на любое уведомление, можно сразу оказаться в беседе.

Управление непрочитанными сообщениями.

Если письмо требуется прочесть позже, нужно нажать на сообщение, зажав при этом кнопки Option (Alt). Оно станет непрочитанным и можно перейти на другую беседу. Если сообщение требуется сделать прочтенным, нужно кликнуть по кнопке Escp. Это действие отметит 1 канал, как прочтенный. Для отметки всех каналов нажать Shift+Esc.

Установка @ для автозаполнения имен.

Это необходимо, если команда довольно большая. Требуется в Preferences > Advanced Options отметить галочку. После этого автозаполнение имен будет включаться только после @.

Нажатие «Вверх» для редактирования.

«Вверх» дает возможность исправить крайнее сообщение в любом канале. Если необходимо внести правки в отправленное ранее сообщение, требуется посетить cog-меню. Оно всплывает, если водить курсором по сообщению.

Работа с поиском. 

Чтобы отыскать необходимую информацию, следует использовать расширенные поисковые модификаторы: in:[канал] – для поиска сообщений и файлов на нужном канале, in:[@имя] – для поиска беседы с членом команды, to:me – отправленные сообщения, from:[@имя] – поиск сообщений конкретного человека, has:link – поиск сообщений со ссылкой. Для более эффективного поиска, можно объединять несколько команд. К примеру: from:me has:link during:2018. Так можно найти отправленные сообщения со ссылками в прошлом году.

Отправка сообщения всем членам команды.

Чтобы с помощью мессенджера Slack уведомить одновременно группу людей — добавим в сообщение команду: @everyone. Для уведомления всех с текущего канала, следует прописать: @channe. Чтобы проинформировать определенную группу: @group. Для отправки уведомлений всем находящимся онлайн, нужно прописать: @here.

Поделится экраном собственного компьютера.

Чтобы экран ПК увидели другие члены команды и могли на нем рисовать или управлять им, требуется кликнуть по иконке «телефон» внутри любого обсуждения, а далее Share your screen.

Проведение опроса.

Внутри каналов можно организовать опросы. Требуется задать вопрос с различными вариантами ответов. Ко всем вариантам следует прикрепить эмодзи. После необходимо добавить каждый эмодзи к уведомлению в качестве реакции. Команда, кликнув по реакции, проголосует, а далее мессенджер покажет, сколько всего набрано очков.

Настройка автоматической рассылки до начала мероприятия.

Если команда использует Google Calendar, то с помощью мессенджера Slack можно в автоматическом режиме отсылать уведомления каналам, группам и людям, до того, как начнется мероприятие. Нужно использовать апплет Slack-Google Calendar IFTTT.

Настройка мессенджера Slack под стиль собственной команды

Необходимо посетить страничку кастомизации и создать свои emoji, изменить сообщение приветствия для экрана загрузки, написать варианты уведомлений от бота, которые будут мотивировать команду.

Советы по эффективному внедрению Slack

За кажущейся простотой Slack, скрывается мощный и функциональный инструмент

Зачем Вам Slack?

Про цели внедрения пишут каждый раз и каждый раз про них забывают в процессе. Настоятельно рекомендую задуматься, для чего Вам нужен мессенджер, какие процессы Вы хотите улучшить и как планируете оценивать его эффективность. Обратитесь к бизнес-аналитикам или консультантам, они помогут проработать вопросы целеполагания и оценки эффективности.

Проработайте схему информационного взаимодействия внутри компании

Перед тем, как начинать внедрение мессенджера, особенно такого гибкого, необходимо детально проработать модели информационных потоков компании. Вам потребуется хотя бы минимально описать и нарисовать схему бизнес-процессов. Подумайте о том, какие темы обсуждают сотрудники, в каких группах, сколько времени на это затрачивается. Проведите несколько мозговых штурмов с руководителями основных подразделений, в результате Вам нужно будет получить схему движения информации в компании, типы информации и обсуждающие групп. Эти данные лягут в основу структуры каналов в Slack. Если пропустить данный этап, есть риски получить автоматизированный хаус, вместо эффективной коммуникации. 

Выделяете время на обучение сотрудников

Начните с проведения нескольких презентаций системы для сотрудников. Расскажите о преимуществах и простоте сервиса. Продемонстрируйте приемы работы с сервисом, которые были приведены выше. Нужно быть готовым к вопросам о поддержке русского языка. Необходимо подготовить сотрудников для отказа от корпоративной почты для внутреннего использования.  Часто в команде бывают коллеги в возрасте, которым сложно переучиваться или люди по своему складу ума далекие от информационных технологий. Рекомендую выбрать несколько «амбассадоров внедрения» среди сотрудников. Кандидат в амбассадоры должен иметь хорошую эрудицию в современных технологиях и быть заинтересован во внедрении системы в компании. 

Настройтесь на эксперименты 

  Если Вы внедряете Slack своими силами будьте готовы к тому, что наиболее рабочие идеи по организации процесса придут через несколько месяцев после начала его использования. Чтобы ускорить процесс внедрения рекомендуем привлечь бизнес-аналитика. 

Сложности при внедрении

По моему опыту, каждая компания сталкивается со своими подводными камнями при внедрении корпоративного мессенджера. Это может быть саботаж со стороны отдельных ключевых сотрудников, возражения службы безопасности из-за облачного характера сервиса и т.д. Попробую выделить основные ключевые риски, которые необходимо обязательно учитывать. 

Дублирование каналов и средств коммуникации

Если изначально не договориться с сотрудниками о постепенном отказе от корпоративной почты, то скоро возникнут неурядицы. Например, команда будет задавать короткие рабочие вопросы по почте, а не в приложении. Длинные письма, которые требуется отправить внешним контрагентам, могут пересылать в Slack.  На первых этапах внедрения мессенджера некоторые сотрудники могут отправлять вопрос коллегам в почту, а получать ответ в приложении. Это сильно путает. 

 Неэффективное использование возможностей инструмента

Сотрудники могут не сразу уловить структуру обсуждения и вести общение «плоско». Например, один сотрудник будет писать другому сообщение в канал, тот отвечать в этот же канал, а не писать комментарий к сообщению. Еще одна трудность внедрения мессенджера Slack заключается в том, что с приходом новых сотрудников подобная проблема будет повторяться, поэтому важно озаботиться процессом постоянного обучения. 

Скрытность и нежелание вести обсуждение открыто

Сложностью является также то, что сотрудники не сразу улавливают преимущества открытых обсуждений. Коллеги могут переписываться в личке, обсуждая, например, о том, как повысить конверсию в разделе с корпоративными подарками и не знать, что данный вопрос уже обсуждается. Увидев общую переписку, они бы предложили свои идеи и получили от начальства бонус.

Несмотря на возникновение определенных сложностей при внедрении мессенджера Slack, с ними можно легко справиться. Обычно команда достаточно быстро адаптируется к новшеству, особенно когда им действительно удобно пользоваться!

Нужна помощь во внедрении?

Корпоративный мессенджер Slack –  советы по эффективному внедрению

Если Вы планируете внедрение Slack или другого корпоративного мессенджера для организации эффективной коммуникации в команде, возможно, мой опыт окажется Вас полезным. За бесплатной консультацией или предложением сотрудничества пишите на admin@bafl.ru

С уважением, Дмитрий. Бизнес-аналитик фрилансер.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Дмитрий/ автор статьи
Комментарии6
  1. Алина

    Спасибо за статью! Как думаете в небольшой WEB-студии есть смысл в подобном решении? Давно задумываюсь, но все не могу решиться.

    1. Дмитрий (автор)

      Для ИТ-компаний Slack хорошо работает. Главное поработать над процессами и подумать над структурой каналов. Если нужны будет помощь — обращайтесь. Можно написать мне на admin@bafl.ru

  2. Сергей Анатольевич

    Нужна консультация по внедрению. Сможете? Как можно с Вами связаться?

    1. Дмитрий (автор)

      Да, конечно. Напишите мне, пожалуйста, свои контакты на admin@bafl.ru.

  3. V.

    А что, с внедрением мессенджера реально полностью отказаться от внутренней почты?

    1. Дмитрий (автор)

      Скажу больше: отказ от внутренней почты — одно из ключевых условий эффективного внедрения Slack или другого корпоративного мессенджера.

Добавить комментарий

BAFL